The Blog

Bakmak ve görmek !
Kasım 14th, 2012-Üretim Yönetimi, Yalın YönetimLütfi Apilioğulları 0 Comments

Bir müşterimin süreçlerini inceledikden sonra onlara tavsiye ettiğim iki şey oldu. Satın alma yın ve üret me yin. Biraz garip gibi ama gerçekden bu tavsiyelerde bulundum. Stoklarındaki ham madde seviyeleri ortalama altı ay (bazı kalemelerde 10-12 ay mertebelerinde), yarı mamul stokları ise hammadde seviyelerini aratmayacak şekilde yine yüksekti. Durmadan mal alıyorlar, durmadan üretiyorlar ve içeriden mal koyacak yer bulamıyorlardı.

Gerekçeleri ise hemen her yerde duyduğumuz klasik şeylerdi.
a) Tedarikçiden daha az miktarda mal alımı yapamıyoruz. 200kg aliminyum lazım iken en az 2000 kg almak zorundayız. Aksi halde pahalı oluyor !
b) Bazı malzemeler Çin’den geliyor, teslim zamanı zaten oldukça uzun.
c) Makinelerde ürün dönüşü zamanımız çok yüksek, o nedenle makineye kalıp bağlayıp, ayar yapılınca zaman kaybı oluyor, fire yükseliyor.
d) Bitmiş ürün stoklarına mal koymaz isek, müşteriye istediği malı zamanında gönderemeyiz.
e) Ya makine arıza yapar, tedarçikçiden gelen mallarda sorun olursa stoksuz ne yaparız ?

Şimdi bu sorulara cevap arayalım.

A)Tedarikçiden daha az miktarda mal alımı yapamıyoruz. 200kg aliminyum lazım iken en az 1000 kg almak zorundayız. Aksi halde pahalı oluyor !

Yalın üretim stoksuz üretim demek değildir. Stok olacaktır ancak seviyesi sürekli kontrol altında tutulmalıdır. Yani her bir malzeme, yarı mamul ve mamul için standart bir seviye belirlenmeli, seviyeye erişildiğinde malzeme akışı durmalıdır.
Yıllık 200 adet ihtiyacınız varken, tedariçinizden en az 1000 adet üretim yapabildiği için daha ucuz fiyata 1000 adet malzeme aldınız. 200 adet alsaydınız tanesi 1,1 TL’den 220 TL ödeyecek ve yıl sonunda tüm malzemeyi kullanmış olacaktınız. Oysa siz birim fiyatı 1TL’den 1000 adet aldınız ve toplamda 1000 TL ödediniz. Sanıyorsunuz ki malzemeyi ucuza alarak kara geçtiniz. Oysa 1000 TL ödeyerek aldığınız malzemenin ancak 200 TL’sini ciro’ya dönüştüreceksiniz. Geri kalanının stoklarınızda tutacak, stok maliyetlerinizi artıracak ve belkide almış olduğunuz malzemeyi daha sonra kullanamaz duruma geleceksiniz. Fire olacak ya da artık yeni ürünlerinizde bu malzemeye ihtiyaç duymayacak duruma geleceksiniz.

B) Bazı malzemeler Çin’den geliyor, teslim zamanı zaten oldukça uzun.

Malzmelerin Çin’den gelmesi konusu hep problem olarak görülmüştür. Dört aylık malzemeyi, aynı anda bir gemiye yükler ve aynı anda fabrikaya getirdiniz. Ne oldu ? Dört aylık malzeme için tek seferde ödeme yaptınız ve stoğu dört ay taşıdınız. Oysa malzemeyi haftalık olarak da getirebilirdiniz ? Nasıl mı ? Çinde buraya her gün yada her hafta gemi geliyor. Siz mallarınızın tamamını tek bir gemiye yüklemek yerine haftalık olarak, her hafta çıkan gemiye yüklerseniz size malzeme haftalık olarak gelmiş olur. Stoğu deniz üzerindeki, aralarına birer hafta bulunan gemilere yükleyerek her stok maliyetinden hemde nakit akışı sıkıntısından kurtulmuş olursunuz. Bu duruma gümrük masrafları kısmen artabilir diyebilirsiniz. Hesaplayın bakalım hangisi daha avantajlı olacaktır?

C) Makinelerde ürün dönüşü zamanımız çok yüksek, o nedenle makineye kalıp bağlayıp, ayar yapılınca zaman kaybı oluyor, fire yükseliyor.

Makineye yeni kalıp bağladınız, ayar yaptınız. İki saat sürdü ve üretime başladınız. Sizi durdurabilene aşk olsun. Bir hafta, iki hafta hatta bazen aylık yarı mamul stoğu yaptınız. Çünkü tek düşünceniz makine durmasın, ayar zamanından kayıplar yaşamayalım. Ne oldu peki ?
Onca stoğu yarı mamul olarak stoklarınıza aldınız. Gereksiz ham madde ve işçilik kaynakları kullandınız. Yarı mamul alanında onlarca üründen aylar mertebesinde stok oluştu. İçiniz rahat, aylık 3 adet ürün dönüşü yapıyorsunuz, toplamda 3 x 2 = 6 saat lik bir ürün dönüşü kaybım var diyorsunuz. Oysa gerçek sorunları henüz farkedemediniz. Yarı mamullerin beklemesinden, taşınmasından kaynaklı işçilik ve fire kayıpları olduğunu, bu kadar fazla stoğun sizin içerideki hareket ve görme kabiliyetinizi azaltarak başka sorunları tetiklediğini, işletme sermayesini önceden harcayarak doğru kullanamadığınızı henüz anlayamadınız. Gerçek sorunu hep görmezden geldiniz.

“Neden ürün dönüşlerine iki saat harcıyorum ? Neden ayar firesi olarak bu kadar yüksek veriyorum ?” sorularına cevap aramak yerine ; bu durumu kabullenip, sisteminizi buna göre kurguladınız. Az ürün dönüşü – çok üretim!

Aslında en büyük yanılgı ve yapılan yanlış burada yatıyor. Yüksek adetli üretim, az ürün dönüşü !
Bir restonda yemek yediğinizi düşünün. Yemekler nasıl geliyor ? Hepsi aynı anda mı, yoksa sıra sıra mı ? Hepsi aynı anda gelse masanın üzeri nasıl bir görünüm alır ? Bazı yemeklerin soğuma, tadının kaçma riski olabilr mi ? Masanın küçük olmasınan dolayı yemeklerin dökülmesi, elinizin kolunuzun kirlenmesi mümkün olabilir mi ?

Şimdi işi biraz daha değiştirelim. Üç kişi akşam yemeğine restorana gittiniz. Siparişlerinizi verdiniz ve beklemeye başladınız. Garson önce size çorba getirdi. Sonra çorbanızı bitirmenizi bekleyip, ana yemeğinizi, yemek bitince de kahvenizi getirdi. Sizin işlemleri bitirdikden sonra diğer kişiye geçti. Önce çorba, akabinde ana yemek ve kahve. Üçüncü kişiye kadar hep bu şekilde devam etti. Yani önce sizin tüm ihtiyaçlarınızı, sonra ikincinin, üçüncünün ihtiyaçlarını getirdi. Siz beklemediniz ancak sizden sonrakiler hep beklediler. Özellikle üçüncü kişi ilk iki kişinin tüm ihtiyaçlarının üretilmesini bekledi.

Şimdi bu duruma bir bakalım. Nasıl bir LEAN restoranda yemek yiyoruz acaba?

Restoran sahibi daha önceki günlerde gelen müşteri adetlerine göre günlük ortalama olarak kaç kişi gelebileceğini, gelenlerin ortalama kaçar kişi olacağını ve bir masanın akşama kadar kaç kez dolup boşalacağını hesaplayarak restorandaki masa adetlerini ve büyüklüklüklerini ayarlar. Normal zamanda içeride 12 adet iki kişilik, 36 adet 4 kişilik ve 8 adetde 8 kişilik masa olduğu gibi. Yani bir bakıma kapasite planlaması yapar ve bu kapasiteye uygun iş merkezlerini kurar. Sezona bağımlı olarak masa sayısını bahçeye masa atarak artırıp azaltma konusunda da kendini ayarlar.(Kapasite planlama – flexibility)

Bu işin ardından müşterilerine sunacağı yemeklerin bir listesini yapar. Menu olarak, resimli, fiyatları belirgin bir şekilde masalara bırakır. Müşteriler geldiklerinde hangi yemeğin nasıl göründüğünü, fiyatının ne olduğu kimseye sormadan anlayabilirler. (Görsel yönetim – standart iş talimatı)

Günlük yemekler için genel bir ihtiyaç planlaması yapar. Mutfagına uygun boyutlarda bir dolap alır, gerektiği kadar ocak tesis eder. Et, süt gibi gereksinimlerini taze olması açısından günlük, sebze-meyve gibi gereksinimlerini haftalık, un-şeker gibi gereksinimlerini aylık, ekmek gibi gereksinmlerini ise günde iki sefer olacak şekilde kurar. Malzemeler belirli bir seviyenin altına düşmeden de asla yeni sipariş vermez. Çünkü malzemelerin tazeliği, kalitesi son derece önemli olduğu gibi mutfakdaki dolabı da çok fazla büyük değildir. (Supermarket- Çekme sistemi- Malzeme akışı)

Öğlen ve aksam saatlerinde en çok tercih edilen yemeklerinin ön hazırlıklarını belirli adetlerde müşterileri gelmeden yaptırır. Birkaç saat önceden salata, bazı kebap türleri hazırlanmış ve pişirilmeye hazır olarak dolapta bekler. Yoğunluk olmaya başladığı an hemen müştelerine yemek verebilmek için bu hazırlıkları günün belirli saatlerinde yaptırır. (Malzeme hazırlık – yarı mamul supermarket)

Masalar her zaman kullanıma hazırdır. Müşteri oturur oturmaz hemen servis açılır, gerekli tabak-çatal-bıçak hemen masaya konulur. Masa kısa sürede yemek yemek için hazır duruma getirilir. Yemek türüne göre gereken servis malzemeleri, bir öncekiler masadan kaldırılarak, yenileri ile hemen değiştirilir. Alınan servis malzemeleri mutfakta hemen yıkanır, bir sonraki kullanıma hazır halde bekletilir. Aynı masada hem kahvaltı servisi yapılabilir – hem aksam yemeği yenebilir. Değişen tek şey masaya konulanlardır. (Hızlı ürün dönüşü [SMED], 5S)

Siparişler müşteriden garsonlar tarafından alınır ve her müşterinin ilk siparişleri aynı anda masaya getirilir. Garsonlar gözleri ile müşterileri sürekli takip ederek, ilk siparişleri bittikden sonra ikinci siparişleri getirirler. Yemek getirme işlemi ancak müşteri ihtiyaç duyduğu anda gerçekleşir. (Malzeme akışı, Çekme sistemi, Hat dengelemesi, FIFO, 5S)

D) Bitmiş ürün stoklarına mal koymaz isek, müşteriye istediği malı zamanında gönderemeyiz.

Müşteri talepleri genelde değişkenlik gösterir. Pazarın durumu, sezonsal dengesizlikler gibi unsurlardan dolayı bu süreci yönetebilmek kolay değildir. Bu duruma çare olması açısından bazı firmalar tek seferde en çok ne kadar mal sevketmişler ise o kadar malı stoklarında bulundururmak isterler. Bunun sonucu olarak da bitmiş ürün stokları artar.
Bitmiş ürün stokları LEAN yapısında olan bir süreçtir. Ancak miktarı son derece önemlidir. Miktarı belirlerken sorulması gereken sorular şunlar olmalıdır.
– Müşterim benden hangi sıklıkla ürün alımı yapıyor. (period) ?
– Her bir periodda ortalama ne kadar ürün çekiyor ?
– Bir adet ürünü ne kadar zamanda üretip, bitmiş ürün deposuna koyabiliyorum ?
Örneğin bir müşteri yılda 52 defa sipariş vermiş olsun. En az 13 en fazla da 122 adet sipariş istediğini var sayalım. Ancak yıllık toplamda 1040 adet alım yaptığını, bununda 52 siparişe bölündüğünde sipariş başına 20 adet ürün alımı yaptığını hesplıyoruz. Yani bu müşteri kararlı bir müşteri olsaydı haftalık (frekans : 52 ; period : 1 Hafta) 20 adet ürün stoğu ile bu müşteriyi yönetebilecektik.

İlk iki sorunun cevabını bulduk. Şimdi asıl önemli soruya cevap bulmalıyız. Bir adet ürün ne kadar sürede üretiliyor ? Bir başka ifade ile stoklarımda 20 adet ürün varken, bende 122 adet istendiğinde kaç gün içinde cevap verebilirim ? Bunun için süreçlerimizin nasıl olduğuna, itme mi çekme sistemi mi kullandığımıza bakmamız gerekiyor. Eğer çekme sistemi yerine itme sistemi kullanıyorsam ve üretim için süreçlerin en başından başlıyorsam bu süre uzun bir zaman alabilir. Oysa çekme sistemi ile süreçler arasında yarı mamulleri supermarketlerde tutup, bir sonraki süreç için hazır halde bekletir ve son işlem adımlarındaki kayıpları da asgariye indirgeyebilirsem; geri kalan 102 adet üretim için son iş hücresinde toplam bir gün harcayacağım. Müşterinin o an istemiş olduğu extrem siparişin 20 adedini stokdan, 102 adedini ise bir gün içinde üreterek verebileceğim. Bu sayede altı haftalık stok yerine, son prosesdeki işlem yapma yetkinliğimi artırarak bir haftalık stok seviyesine düşebilmekteyim. Yani müşteriye cevap verebilme hızım stok adetleri ile değil, stoğu ne kadar sürede üretebilme yeteneğim ile ilgilidir. Bunun içinde çekme sistemi, kontrollü hammade-yarı mamul ve mamul supermarketleri ve kayıplardan arındırılmış yalın süreçlere ihtiyaç vardır.

E) Ya makine arıza yapar, tedarçikçiden gelen mallarda sorun olursa stoksuz ne yaparız ?

Makine arızaları, problemler hayatımızın vaz geçilmez birer parçaları olarak görülürler ve kabul edilirler. Sistemler, süreçleri hep bu varsayımlar üzerine kurulur ve bu nedenlede gereğinden fazla ekipman, satınalma yapılarak süreçler yönetilmeye çalışılır. Her şeyi kontrol altında tutmanız mümkün olmayabilir ancak, kontrol altında tuttuğunuzu sandığınızdan çok daha fazlasını denetiminiz altına almanızda imkansız değildir. Eğer TPM (Toplam verimli bakım) sistemini kurar ve olması gerektiği gibi işletirseniz , makinelerinizin plansız duruş yapma riskini en aza indirgemiş olursunuz. Aynı şekilde tedarikçinizi doğru seçer, sıkı aralıklar ile denetler ve gelişimine yön verirseniz hatalı mal alma olasılığınızı da minimuma indirgemiş olursunuz. Bunu becerebilen firmalar var iken sizin hala bu sonucu kaderiniz gibi görüp, hiçbir şey yapmadan süreçlerinizi bu önb koşullara göre tasarlamanız; size ancak kayıplar olarak geri gelecektir.

Özetle şunu belirtmek istiyorum. Üretim ve üretim sistemleri asla ve asla bir roket bilimi gibi kompleks değildir. İşi karmaşık hale getiren birazda bizleriz. Gündelik yaşantımızda evde, pazarda, marketde nasıl bir üretim sistemi kurmamız gerektiğinin yüzlerce örneği var. Evimizin mutfağındaki masada hem kahvaltı, hem aksam yemeği yiyorsak , fabrikada neden farklı alanlarda montaj işlemleri yapıyoruz? Evimizin salonu son derece temiz iken, neden fabrika alanlarındaki kirliliği, dağınıklığı göremiyoruz ? Kamyon üzerinden manavdaki adama karpuz atan adamın, karpuzları dizen aşağıdaki adamın uygunluğuna bakıp karpuzu atmasını bekliyor, ancak fabrikada bir sonraki sürece bakmadan durmadan üretiyoruz. Bunlar gibi daha birçok örnek verebiliriz.

Yapmamız gereken sadece ve sadece biraz daha farklı bir bakış açıcı ile bakmak ve olması gerekeni görmek. Aynen bir fotograf sanatçısı sizin belki daha önce defalarca gördüğünüz ancak farkedemediğiniz bir resmi çektiğinde, muazzam bir şey yakalamış olabileceği, ya da şehre dışarıdan gelmiş birisinin herkesin ihtiyaç duyduğu ancak kimsenin farkedemeği bir konu üzerine fikir geliştirip yeni bir iş kurması gibi.

Bazılarının şans dediği şeyler aslında tamamen nasıl baktığınız ve ne gördüğünüz ile ilgilidir.

Leave a Reply


2 × = onsekiz

Affiliates

Follow Me On The Web!

Join Lean Ofis | Turkey

Yalın Yönetim

Lean Ofis | Blog üyelik için

Tesekkürler