The Blog

Bir zincir en zayıf halkası kadar güçlüdür
Nisan 9th, 2012-Tedarik Zinciri, Yalın YönetimLütfi Apilioğulları 0 Comments

Bugün mükemmelliği yakalamış şirketlere batiğimiz zaman hepsinde ortak olan bazı özellikler görüyoruz.

Hemen hemen hepsi bir çok is sürecini artık kendi bünyelerinde yapmıyor ve stratejik ortak olarak belirledikleri yan sanayiler ile işbirliğine giderek – dış kaynak kullanımına gidiyorlar. Yan sanayilerin süreçlerini ve çalışanlarını kendi değer zincirlerinin bir parçası olarak görüyorlar ve onların gelişimi için sürekli olarak caba harcıyorlar. Zaten dünya geneline bakıldığında bu oranın giderek artığını ve hatta bazı firmaların sadece urun pazarlama ve satış süreçleri haricinde diğer tüm süreçlerini dış kaynak kullanarak yaptığını görüyoruz.  Cin’in dünyanın üretim üssü haline gelmesi, fabrikaların kendi yapmakta olduğu urun depo ve lojistik hizmetlerini artık bu isi profesyonel olarak yapan lojistik firmalara kaydırması ve hatta taşeron mavi yaka kullanımı gibi örnekler giderek çoğalmaktadır.

Dış kaynak yada tedarikçiler ile çalışmak eğer süreçler iyi yönetilemezse son derece riskli sonuçlar doğurabilir. Toyota’nın yıllardır yapmakta olduğu yan sanayileri geliştirme sureci elbette kurum içinde önemli bir kaynağın bu isler için ayrılması anlamına da geliyordu.  Müşterilerinize sunacağınız urun ya da hizmetin bir parçasını yan sanayiden temin ediyorsanız mutlak suretle tedarikçilerinizin süreç performanslarını sıkı kontrol etmeli ve sürekli iyileştirme döngüsüne tedarikçilerinizi sokmanız gerekir. Süreçler içinde ne kadar çok adim ya da nokta var ise bir o kadarda problem kaynağı var demektir.  Bir çok tedarikçi ile çalışıyor olmak gerek tedarikçilerin ayni anda yönetiminin güç olması gerek ise tedarikçi yönetimi için gerekli kaynakların artacak olmasından dolayı çok ideal gibi durmamaktadır. Zaten bugün özellikle ekol durumuna gelmiş firmalar ile onların uzak ara rakiplerine baktığımız zaman aradaki en belirgin farkın tedarikçi sayılarındaki fark olduğunu görmekteyiz.  Ayni alanda üretim yapan bir firmanın 250 civarı yan sanayisi var iken yine ayni alanda lider olan firmanın tedarikçi sayısının 80 civarı olduğunu görmek aslında bu tezin ne kadar doğru olduğunun bir göstergesidir.

Yan sanayiler, müşterinize sunduğunuz  ürünün ya da hizmetin bir bölümünü sağlayan işletmelerdir. Değişik etkinlik seviyelerinde nihai ürün/ hizmeti etkilerler. Kimi yan sanayiler sürecinizin çok özel bir kısmına etki ederken ( Ör: kaplama, klavuz çekme vb.), kimi yan sanayiler daha temel süreçlerinize kadar girip hizmet sunarlar (Ör: parça tasarımı, kalıp tasarımı, montajlı parça tedariki  vb.)

Son kullanıcılar hiçbir zaman onların kim olduğunu bilmez . Günahıyla sevabıyla artık sizin bir parçanız konumundadırlar. Onların başarısı sizin başarınıza katkı sağladığı gibi, hataları da müşteri karşısında zor duruma düşmenize sebep olabilir. Sizi hem maddi zarara uğratabilir daha da kötüsü müşteri karşısında güvenilirliğinizin tehlikeye girmesine yol açar.

Peki bu kadar önemli bir konu hakkında işletmelerimizde ne kadar kafa yoruyoruz, yeteri kadar önem veriyor muyuz?

Ne gibi tedbirler alıyoruz?

Ürün kalitemizi, itibarımızı korumak için yapılabilecekler var mı?

Yansanayi seçimi ve değerlendirmesi işletmeler açısından kritik olmasına karşın, genelde belirgin bir yapının olmadığı ya da işletilmediği, geliştirmeye açık konulardan birisi olarak karşımıza çıkmaktadır. İşletmeler ISO9000 gereği bazı süreçler oluşturmakta fakat çoğu zaman bunu nasıl kullanacaklarını bilememektedir. Ya da kurulan sistem evrak kalabalığı oluştururken, gerçek hayatta amacına hizmet etmemektedir.

Her şirketin yapısı, ürün ve hizmeti birbirinden farklılıklar gösterdiği gibi, yansanayi seçim ve değerlendirme süreçleri de farklılıklar gösterecektir. Temel prensip, yalın, kullanımı kolay, etkin ve sürdürülebilir bir sistemin oluşturulması ve uygulanmasıdır.

Düşünün ki, yıllar yılı beraber çalışacağınız bir iş ortağını seçmeye çalışıyorsunuz. Herhangi bir seçim sistematiğiniz mevcut değil. Bazı bilgiler edindiniz ama karar vermenize yetecek kalitede bilgiler mi, emin değilsiniz. Topladığınız bilgiler aşağıdaki sorulara cevap verebiliyor mu?

–        Teknik altyapısı sizin için yeterli mi?

–        Mali durumu uygun mu?

–        Kalite anlayışı sizinkiyle örtüşüyor mu?

–        Personel yapısı sağlam mı ?

–        Yönetim şekli nasıl?

–        Sizin temel değerlerinize aykırı bir durum var mı?

–        Fiziksel olarak yan sanayinin tesislerini gördünüz mü?

Yanıtınız “ Hayır “ ise bu konuda yeni bir proses oluşturmaya başlamalısınız.

Yansanayi Nasıl Seçilmeli ?

Yeni bir yan sanayi ile çalışmaya başlama ihtiyacı, mevcut yan sanayinin kapasitesinin ihtiyacımızı karşılamaması, alternatif yan sanayi yaratma isteğimiz, yaşanan problemler ya da sadece fiyat avantajı yaratmak sebebiyle oluşmuş olabilir.

Her ne sebeple olursa olsun, doğru yan sanayinin seçilmesi doğru bir seçim süreciyle olur.

Yukarıda, elimizde olması gereken bazı bilgiler hakkında sorular sordum. Bu bilgilere ne amaçla ve nasıl sahip olacağız?

–        Mali Yapı : Çalışacağınız firma sizin taleplerinizi karşılayabilmek için bir takım çalışmaların içine girecek. Yeri geldiğinde stok tutmasını isteyeceksiniz, ilave kontrol noktaları talep edeceksiniz. Ya da en sıkışık olduğunuz bir dönemde ham madde peşinatını ödeyemediği için size ürün veremeyecek. Bu tür riskleri almak isteyeceğinizi sanmıyorum.

–        Teknik Altyapı: Hangi yeterlilikte bir firmayla karşı karşıyasınız? Sizin istediğiniz teknik donanım bu firmada var mı? Örneğin lazer kesim olması gerektiğini düşündüğünüz bir parçayı, lazer kesim tezgahı olmayan bir yan sanayiden almak üzere mi yola çıktınız? Hassas toleranslı ölçülerin olduğu bir parçayı, elinde şerit metreden başka ölçüm aleti olmayan bir yan sanayiye mi bağlamak üzeresiniz?

–        Temel Değerler: Çalıştığınız firmalar sizin temel değerlerinize uygun olmalıdır. İşletmenizde siz iş güvenliği benim birinci önceliğimdir derken, çalışmaya başlayacağınız yansanayide bu konuya ne kadar hassasiyet gösteriliyor? Çevreye saygılı ürününüzle pazarda tanınan bir şirket olarak, kaplamacınızın siyanür atıklarını yağmur suyu kanalına döktüğü, müşterilerinizin, rakiplerinizin kulağına giderse kaybedeceğiniz imaj kaybını nasıl telafi edebilirsiniz?

–        Kalite Anlayışı : Siz her prosesinizde hatasız ürün oluşturmayı prensip edinmişken, yan sanayiniz nasıl olsa onların kalite kontrolu iyi, hatalıları üretim anında tespit ederler, ben de yenisiyle değiştiririm, boşuna kalite kontrole zaman harcamayayım diye mi düşünüyor? Hatalı bir ürün tespit edince sebeplerini araştırıp düzeltmek yerine sadece yenisiyle değiştimeyi yeterli mi buluyor ?Buna karşılık siz yansanayinizin kalitesine güvenmediğiniz için kontrolleri sıklaştırdınız mı? Kalite kontrol teknisyeni açığınız mı oluştu?

–        Yönetim Şekli : Organizasyon yapısı oturmamış, herkesin herşeyden sorumlu olduğu yani kimsenin tam olarak sorumluluklarını bilmediği, sorun çıkması durumunda ping pong topu gibi konunun oradan oraya gezdiği bir şirketle mi çalışmak istiyorsunuz? Çalışanları hiçbiri sorunuza cevap veremiyor, herşeyi bir de patrona soralım mı diyorlar? Patron hasta olduğunda işler yavaşlıyor, kararlar gecikiyor, hatta duruyor mu? Bu mu çalışmayı düşündüğünüz şirket profili?

Yukarıda da bazı örnekler vermeye çalıştığım gibi elinizde alternatif firmalar var, seçim yapmak durumundasınız. Mümkün olduğu kadar fazla bilgi toplamalı ve doğru kriterlerle değerlendirmelisiniz. Muhakkak ki riskleri sıfırlayamayacaksınız, ama en azından karşılaşabileceğiniz sorunları önceden bilmeniz ve B planları oluşturmanız için açıkta olan riskli bölgeleri görmüş olacaksınız.

Seçimin önemini uzun uzun tartıştıktan sonra neler yapılabilir kısmını tartışmaya açmak istiyorum. Bu bilgiler nasıl toplanır, nasıl değerlendirilir?

Öncelikle potansiyel yan sanayilerinize kendinizi, ürün/hizmetlerinizi, pazardaki durumunuzu, müşterilerin sizlerden beklentilerini, temel değerlerinizi, yan sanayi olarak onlardan beklentilerinizi, kalitesel yaklaşımlarınızı içeren bilgilendirme yapmanızı öneririm. Bazı yan sanayiler belki de en baştan bazı şartları sağlayamayacaklarını beyan edebilirler. Harcayacağınız zamandan tasarruf yapmanın iyi bir yöntemidir bu.

Daha sonra bir ön tanıma ve analiz prosesi uygulanabilir. Hazırlayacağınız bir bilgi toplama formu sistematik olarak bu bilgileri almanıza yardımcı olacaktır. Mali yapı, personel durumu, yönetim ve kalite sistemi, makina parkı, üretim metotları, referanslar hakkında bu sorgulama sayesinde kabaca bilgi sahibi olunabilir. En azından bariz eksikler durumunda kolayca eleyebilecekleriniz ya da diğerleri içinde hangilerine öncelik vereceğiniz yönünde size yol gösterecektir. Daha önce verdiğim örnekteki gibi, lazer kesim teknolojisiyle üretilecek bir parça için yan sanayi ararken, lazer kesim tezgahı olmadığını söyleyen bir firma ile lazer kesim tezgahına sahip olduğunu söyleyen firma arasında seçim yapmak oldukça kolaydır. Ya da bir tane lazer kesim tezgahı olan ile 4 adet olan arasında hem teknik hem de mali yapı olarak seçiminizi etkileyecek unsurlar kolaylıkla bulunabilecektir.

Bu genel sorgulamalardan bazı bilgiler aldıktan sonra yapılabilecek en doğru hareket, yan sanayinizi ziyaret etmek olacaktır. Bakın bakalım ortamları nasıl? Gözün gördüğü, burnun soluduğu, kulağın duyduğu, kalbin hissettiği ile formlarda yazanlar birbirini tutuyor mu?

Yıllık cirosunun 30 milyon €, çalışan sayısının 50 olduğunu belirtmiş bir potansiyel yan sanayinizin tesislerine girdiğiniz ve ne hissettiniz? İçerisi çok mu sessiz? Ortada 3-5 kişiden başka çalışan gözükmüyor mu? Müthiş bir gaz kokusu mu aldınız? Ofiste tanıştıklarınız patron, patronun oğlu, oğlunun eşi mi? Şimdi buranın kurumsal bir şirket olduğunu, şirketin işlerinin iyi olduğunu, arıtma tesisleri bulunduğunu belirten bilgi toplama formuna mı, yoksa hissettiklerimize mi inanacağız? Ya da ISO9000 belgesi olmadığı için değerlendirmeye almayı düşünmediğimiz başka bir firmanın uygulamalarının nice belgeli firmalardan daha düzgün olduğunu mu gördünüz? Görüştüğünüz yetkililerin bilgi ve yetenekleri konusunda konuşma esnasında çok pozitif hisler mi uyandı sizde.

Demek ki, sadece beyan yeterli olamamaktadır. Mutlaka ve mutlaka yerinde gözlem ilk elemeler için olmazsa olmazlardan biridir.

Bunları da yaptınız, elinizde iki ya da üç aday kaldı. Şimdi nasıl devam etmeli. Mutlaka temel şartlar incelenirken, işin ekonomik boyutu unutulmamalı. Hepinizin de bileceği gibi çok iyi yan sanayilerle çalışıp, pahalıya ürün/hizmet almak en doğru yol mutlaka değil. Seçim prosesi sürerken bir yandan da ekonomik konuların görüşülmeye başlanması gerekli.

“Göreviniz fiyat, teslimat, kalite sac ayağını doğru yere konumlandırmak. “

Daha fazla tanıma ve bilgi edinme için bir şeyler yapmalısınız. Şu andaki durumun resmi çekilmeli, birden fazla aday varsa aynı teraziyle değişik açılardan ölçüm alınmalı, eğer çalışmaya başlamaya karar verirseniz gelinecek nokta ile ilgili hedefler koymaya temel oluşturulmalı.

Bunu yapabilmenin en kolay ve sistematik yolu her açıdan potansiyel yan sanayinizi sorgulayabileceğiniz, güçlü ve gelişmeye açık yönlerini görmenizi sağlayabilecek, iyi hazırlanmış bir denetleme olabilir. Denetleme konusu daha sonraki yazılarımda daha detaylı anlatacağım başlı başına işlenmesi gereken bir konu.

Sistematik bir denetleme sisteminiz var ve tüm potansiyel yan sanayilere aynı denetlemeyi uyguladınız. Artık elinizde potansiyel yan sanayileriniz hakkında yeterli bilgi var. Her türlü mali, yapısal, yönetimsel veriyi de edindiniz. Alacağınız ürün ya da hizmet konusunda fiyat teklif çalışması da bir yandan tamamlandı. Ziyaretleriniz esnasında bazı konularda hislerinizle de edindiğiniz bilgiler var. Şimdi karar verme aşamasındasınız. Bunları alt alta kağıda dökmek ve değerlendirmek uygun olacaktır. Bir karar matrisi oluşturmak değerlendirmenize yardımcı olabilir. Tüm kriterlerinizi bir sütuna yazın. Hangi kritere ne kadar önem veriyorsunuz? Bir ağırlıklandırma yapın. Ve edindiğiniz bilgiler ışığında her bir aday için notlar verin. Notlamayı bu süreçte görev almış diğer takım üyeleriyle beraberce yapmanız, yapacağınız değerlendirmenin hassasiyetini arttıracaktır. Ağırlıklar ile bu verdiğiniz notları çarpın.

ADAYLAR
Kriter Ağırlık A B C
Denetleme sonucu 30 55 48 60
Mali yapı 15 70 60 60
Lojistik uygunluk 5 100 50 20
Fiyat 30 100 70 80
Teknik Altyapı 20 60 70 70
TOPLAM 7400 6090 6600

 

Ortaya her bir yansanayi için toplam bir skor çıkacak. En yüksek skora ulaşmış olan yan sanayinin en az risk alacağınız yan sanayi olma ihtimali diğerlerinden daha yüksektir.

Keşke bu matematiksel yöntemle çıkan sonucu birebir kullanma şansımız olabilseydi. Unutmayın ki, bu matrisi hazırlarken bir çok alanı büyük oranda tahminlere dayalı olarak doldurdunuz. Tahminler her zaman yanılma payları içerir.

Kararınız ne olursa olsun, daha seçim aşamasında ciddi bir zaman harcadınız. Bunun bir kaç mislini çalışmaya başladıktan sonra, ilişkiyi belli bir seviyeye getirinceye kadar harcamaya devam edeceksiniz. Mutlaka bu yeni iş ortağınızı yıllardır çalıştığınız yan sanayilerden daha yakın takip altında tutacaksınız. Verdiğiniz kararın hatalarını daha yolun başında görüp, düzeltme şansınız olabilir. Büyük riskleri göğüslemeden küçük risklerle durumu sınama şansına ulaşabilirsiniz.

Unutmayin ; Bir zincir en zayıf halkası kadar güçlüdür.!

Leave a Reply


bir × 6 =

Affiliates

Follow Me On The Web!

Join Lean Ofis | Turkey

Yalın Yönetim

Lean Ofis | Blog üyelik için

Tesekkürler