The Blog

Ofis Süreçlerinde Yalın ( Lean in Front Office Area)

Yalın konusunda atlanmaması gereken bir önemli konuda front office processes dediğimiz idari ve ofis süreçlerindeki kayıpların da önemli boyutlarda olduğudur. Kayıplar her süreçte mevcuttur ve asıl amaç ürün ya da servis’de en kısa zaman içinde müşteriye istediğini vermek , bir başka ifade ile lead time reduction ( işlem zamanının kısaltılması) ise ofis süreçlerinde de bu potansiyel oldukça mevcuttur. Özellikle verimsiz tasarlanan ve işletilen birçok ofis süreci – arka planda hem üretimde hemde müşteri memmuniyeti anlamında başka kayıplara sebep olmaktadır. O nedenle Lean Enterprice ( Yalın Firma) her alanda lean olmalıdır, sadece üretim süreçlerinde değil.

Siparişin girilmesi, planlama, tasarım ve ürün geliştirme, satınalma ya da muhasebe/finans süreçleride ayne üretim süreçleri gibi değer üreten ve üretmeyen adımlardan oluşurlar.

Değer, hepimizin bildiği gibi müşterinin (iç / dış) ücretini ödemeye rıza gösterdiği ve bir alt süreç/ler tarafından yapılan ve ürüne / servise şekil, fonksiyon ya da anlam katan her türlü ektivitedir.

Kayıp ise bunların dışında kalan her tür aktivitedir.

Ofis kayıpları aynen üretimde tanımlandığı gibi aynı terimlerle tanımlanabilir

–       Uzun süreç adımları ve süreleri sonucunda bekleme kayıpları. ( long lead time and waiting waste)

–       Sırada işlem görmeyi bekleyen evraklar sonucunda oluşan yığınlar ve kayıplar. ( paperwork like inventory)

–       Aşırı ve gereksiz süreç adımları, işlemler. Tekrarlamalı işler, gereksiz adımlar, gereksiz onaylar.

–       Ofis içinde gereksiz hareket etmeler, aramalar. Hatalı ofis lay-out tasarımı, kötü ergonomi

–       Hatalar, yanlışlar. Tamamlanmamış ya da hatalı / eksik bilgi iletimi.

–       Taşıma ve hareket. Karışık izleme sistemleri, kötü süreç tasarımı, bürokrasi.

Ofis süreçlerinde ki süreçlerde de aynen üretim süreçlerinde olduğu gibi ancak 5% lik zaman dilim süreç içinde değer üretmektedir. Geri kalan 95% lik zaman diliminde ki kayıplar elimine edilerek lead time’da azalma, maliyetlerde düşüş ve kalitede iyileştirme sağlanabilmektedir.

Bunun için öncelikli olarak VSM dediğimiz Value Stream Mapping ( Değer Zinciri Haritaları) ile sürecin baştan sona akışını her bir iş sürecini tanımlayarak çizilmesi ile başlanmalıdır. ( Mevcut Durum Sürec Analizi). Süreci tetikleyen müşteri siparişin alınmasından , ürün’ün üretilmesine kadar olan tüm süreç içinde ki işlem adımları, bilgi ve malzeme akışı detaylı gözlemler ile çizilmeli ve resmin tamamı görülmeye çalışılmalıdır. ( Örneğin sipariş alınması ve sisteme girilmesi süreci)

Temel amaç ürünü ya da servisi müşteriye ulaştırabilmek için – mevcut durumda izlenen malzeme ve bilgi akışının nasıl olduğunun resim üzerinde gösterilmesidir.

Buraya kadar ki süreç için gerekenler ;

–       Ekibe temel seviye Lean ( Yalın) eğitimlerinin verilmesi

–       Bir kağıt ve bir kalem. ( VSM çizim çalışmalarında bilgisayar yerine kağıt ve kalem kullanılması düşünceyi daha da verimli kılar !)

Görsel süreç haritası ortaya çıkınca ekip resmin genelinde ki değer üretmeyen kayıpların neler olduğunu daha rahat görebilecek ve bu kayıplara odaklanarak nasıl ortadan kaldırlacağını tartışacaktır. Olası yeni senaryoları deneme fırtınaları ile uygulamaya başlamalıdır. (Süreçleri görsel olarak haritalar ile tartışmak – kayıpları görebilmenin en ideal yoludur.)

Mevcut durum süreç analizi ve potansiyel kayıpları ortadan kaldırıcı yeni süreçler tanımlandıktan sonra olması gereken gelecek durum süreç haritalarının çizilmesidir. (Süreçleri ve akışı işyileştirecek, insan ve ekipman işlem zamanlarını daha verimli kılacak yeni iş adımları.). Bu çalışmaların sonucunda bir çok defa lead time,ın 25% ile 75% arasında iyileştirmeler olduğu, süreç çıktılarında ki ürüm ya da servis kalitesinin ciddi oranlarda artığı ve özellikle çalışan zaman yönetimi ( kazancı) anlamında önemli getirilerinin olduğu gözlemlenmiştir.

Gerçeğe olabildiğince yakın talep tahminlemesi, verimli ve etkin sipariş yönetimi, hızlı ve doğru tepki verebilen müşeri servisleri ya da hızlı katma değerli yeni ürün geliştirme gibi süreçler hem firma imajına hemde karlılığına doğrudan etki edecek ve pazarda rekabet avantajı sağlayacaktır.

Leave a Reply


dokuz − = 0

Affiliates

Follow Me On The Web!

Join Lean Ofis | Turkey

Yalın Yönetim

Lean Ofis | Blog üyelik için

Tesekkürler