The Blog

Yalın problem çözme teknikleri ( PDCA)

Problem her süreçte mevcuttur (No problem is problem). Üretimin akışını engelleyen, hızımızı yavaşlatan ya da kalitesizlik maliyetlerimizi artıran problemler ile her zaman karşı karşıya kalmaktayız. Bazı problemler ile beraber yaşamayı olağan kabullenmiş ve farkında olsak dahi, belki ne yapılabileceğini tam olarak bilememekten ya da nereden, nasıl başlayacağı kestirememekten bir türlü süreçlerimizden uzaklaştıramamaktayız.

Süreçler arasında verilen fireler, yeniden işlem görmesi gereken hatalı ürünler eğer müşteri sevkiyatını etkilemiyor ve kendimize göre makul oranlarda ise genelde pek fazla dikkate alınmazlar. Sanki üretimin kaderinin bu olduğu düşüncesi ile çıkan sonucu kabulleniriz.

Peki, bir adet ürün sağlam ve kaliteli olarak çıkabiliyor ise neden hepsi çıkamıyor?

Cevabı aslında çok basit; Süreç değişkenlerini sürekli olarak kontrol altında tutamıyor ve mevcut problemleri çözemiyoruz.

İnsan kaynağı yetersizliği her zaman için problemlerin çözülmesinin karşısındaki en temel mazeretlerden biri olmuştur. Ancak yalında bilmemiz gereken iki temel esas vardır.

  1. Her zaman için kaynaklarımızdan daha fazla problemlerimiz olacaktır. Eğer aksi olsa      idi zaten kaynak israfı içinde olur idik.(Muda)
  2. Her çalışanın  rutin olarak yapması gereken işler ile beraber iyileştirme faaliyetlerinde      de bulunması gerekliliğidir. (yalında iş = rutin işler + iyileştirme faaliyetleri)

O halde elimizdeki mevcut kaynaklar ile problemlerin üstesinden nasıl geleceğimizi iyi incelememiz gerekiyor. Birçok problemimiz var ve hepsinin çözülmesi gerekiyor.

Peki, hangi problemin çözümümden başlayacağız?

– Çözümü en kolay olanından mı?

– En çok hoşumuza gidenden mi?

– Yoksa en önemli olanından mı?

Evet, en önemli olanında başlanması en doğru olanıdır. Ancak bu durumda da en önemli problemimizin hangisi olacağına nasıl karar vereceğiz.

– Kalite problemlerinden mi?

– Performans problemlerinden mi?

–  Maliyet problemlerinden mi?

Bu soruya cevap vermeden önce 1-10-100 kuralını inceleyelim. Bir kalite problemi sonucu oluşabilecek bir hatanın olabileceği yere göre maliyetlerine bakacak olursak;

–  İlk süreç öncesi fark edilmesinin maliyeti…1$

–  Son süreç sonrası fark edilmesinin maliyeti…10$

–  Müşteride fark edilmesinin maliyeti…100$

–  Müşterinin üretici hakkında kötü referans vermesi……??? $

Buradan kalitenin ne denli önemli olduğunu görebiliyoruz. Ayrıca kalite problemleri doğrudan performans kayıplarına, performans kayıplarında maliyete olumsuz etki eder. Bir başka ifade ile, kalite problemleri iyileştirilmeden üretimde performans artışı sağlanamaz. Performans artışı sağlanmadan da maliyetler de düşüş elde edilemez.

O nedenle, her zaman için problemleri çözmeye önce kalite, sonra performans daha sonra maliyet problemlerinden başlanmalıdır.

Problemlerin çözümünde problemi tanımlamak, veri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak için birçok yöntem kullanılır. PDCA yalında çok kullanılan etkin bir yöntem olarak karşımıza çıkmaktadır.

PDCA Cycle

PDCA  : Plan (Planla)  , Do (Uygula) , Check (Kontrol et) , Act (Önlem al)

Planla (plan), problem çözmenin ilk ve en kritik aşamasıdır. Problemin net tanımı, etkileri, kök neden analizleri, kaynak gereksinimleri, nasıl bir yöntem ile ve ne sonuçlar hedeflenerek yapılacağının belirlenmesi aşamasıdır.

Öncelikli olarak sürecin tam olarak anlaşılarak, maksimum verinin toplanması gereklidir. Bunun için değer zinciri haritaları, akış diyagramları, beyin fırtınaları, ilişki yakınlık analizleri, gözlemler ve incelemeler ile beraber kullanılır.

Süreç ve problemler tam olarak anlaşıldıktan sonra iyileştirme olasılıkları öncelik sırasına göre ayrıştırılmalı ve kök neden analizleri yapılmalıdır. Bu süreçte pareto analizleri, sebep sonuç diyagramları,5W, histogram, konrol tabloları ve beyin fırtınası gibi tekniklerinden yararlanılır.

Çözüme ilişkin yapılacaklar bir eylem planı olarak Gant şeması şeklinde yayınlanır.

Bu kısma kadar yapılan çalışmaların A3 ebadında bir kâğıt üzerinde gösterilmesini A3 analiz olarak da adlandırılmaktadır. A3 üzerinde genel hatları ile problemin tanımı, iyileştirme planı ve hedefler bulunur.

Uygula (Do), plan aşamasında planlanan eylemlerin yapılması safhasıdır. Genelde birçok işletmede mükemmel planların yapıldığı ancak aksiyonun (do) pek fazla yapılamadığı bir gerçektir. Aksiyon yani KAIZEN olmadan sonuçların değiştirilmesi mümkün değildir. O nedenle bu süreç tamamen Genbada eylem odaklı olarak yapılmalıdır. Ne planlanmış ise mutlaka gerçekleştirilmelidir.

Kontrol et (Check), aşaması yapılan Kaizen’lerin sonuçlarının beklenildiği gibi olup olmadığının karşılaştırılmasıdır. Bir nevi, ne kadar doğru yapıldığının kontrol edilmesidir. Eğer sonuçlar beklenildiği gibiyse yani plan aşamasında belirlenen hedefler yakalanmış ise, bir sonraki önlem al aşamasına (act) geçilir. Sonuçlar yakalanamamış ise uygulama (do) aşamasından yeniden başlanarak süreç tekrar ettirilmelidir.

Önlem al (Act), aşaması sürecin son kısmıdır. İlk üç süreç PDC gözden geçirilerek analiz edilir ve çözümün kalıcı olması sağlanır.

PDCA her bir iş adımında uygulanabilen bir yöntemdir. Her aksiyon için bir PDCA çevrimi tanımlayabiliriz. Yukarıda PDCA çevriminin hedef maliyete olan etkisi gösterilmiştir. Şekilden görüleceği üzere, ideal etkiyi elde edebilmek yani sürekliliği sağlayabilmek için mutlak suret ile PDCA çevrimi tamamlanmalıdır. Aksi halde sonuç mutlaka ilk durumuna geri gelecektir.

PDCA ve Maliyete etkisi

PDCA yalın dönüşümde çok iyi anlaşılması ve uygulaması gereken konuların başında gelmektedir. Problemlerin çözümü sonrasında standardın yakalanabilmesi için dört adımda sırası ile izlenmelidir.

 

'2 Responses to “Yalın problem çözme teknikleri ( PDCA)”'
  1. Mehmet Kahyaoğlu dedi ki:

    Merhaba Cem Bey,

    A3 metodolojisinin etkinliği izlediği yoldur. Şablonu değil. A3 kağıda işlenmesinin nedeni; faks ile maksimum gönderimi A3 kağıdıyla yapabilmenizdir. Artık israftan kaçınmak için Toyota’ nın da A4 kağıdı üzerine A3 metodolojisini aktaracağını okumuştum.

    kısa kesmek gerekirse, A3′ ün içeriğini izlemek dışında sıfatını bir kenera atsak hiç de problem yaşamayacağınızı düşünüyorum.

    Saygılarımla.

  2. Cem Tuğrul dedi ki:

    Lütfi Bey Merhaba,
    A3 Problem Çözümünü Excel ‘de yapmak bir zorunluluk mudur?Yoksa Powerpoint vb
    yazılımlar kullanabilir miyiz?(Sayfa yapısı A3 olacak şekilde)

Leave a Reply


4 − üç =

Affiliates

Follow Me On The Web!

Join Lean Ofis | Turkey

Yalın Yönetim

Lean Ofis | Blog üyelik için

Tesekkürler